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Datenschutzinformation gem. Art.13 u. 14 DS-GVO // Data protection information in accordance with Art. 13 and 14 DS-GVO

1. Verantwortliche Stelle

DRESDEN-concept e.V
Nürnberger Str. 31a, 01187 Dresden
Telefon: 0351 463 34009
E-Mailt: welcome@dresden-concept.de

1. Responsible body

DRESDEN-concept e.V.
Nürnberger Str. 31a, 01187 Dresden, Germany
Telephone: 0351 463 34009
Email: welcome@dresden-concept.de

2. Datenschutzbeauftragte/-r

Dresdner Institut für Datenschutz
Hospitalstraße 4, 01097 Dresden
Telefon: +49 (0)351 / 655 772 – 0
E-Mail:   datenschutz@dresden-concept.de

2. Data Protection Officer

Dresden Institute for Data Protection
Hospitalstraße 4, 01097 Dresden, Germany
Telephone: +49 351 / 655 772 – 0
Email: datenschutz@dresden-concept.de

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Das Welcome Center/ DRESDEN-concept verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um für internationale Gastwissenschaftler aller Dresden-concept Partnereinrichtungen im Sinne ihrer formalen und sozialen Integration beratend und vermittelnd tätig zu werden.

Auf Grundlage einer Vollmacht gem. Art. 6 Abs .1 S. 1 lit. b DS-GVO ist hierbei auch eine Datenübermittlung von und an Dritte vorgesehen, um weiterführende Informationen einzuholen sowie ggf. im Sinne und im Auftrag der Klienten zu handeln.  Zur Begründung und Durchführung einer Vollmachtserklärung sind Ihre personenbezogenen Angaben wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Kontaktdaten (zur eindeutigen Identifikation Ihrer Person) und Angaben über Ihre Gastgeberinstitution (zur eindeutigen Zuordnung als entsprechende Partnereinrichtung von Dresden-concept) erforderlich. Darüber hinaus werden Datenarten abgefragt, die sich aus dem Leistungsumfang der Bevollmächtigung ergeben. Ohne diese Angaben ist die beratende und vermittelnde Tätigkeit des Welcome Centers/ DRESDEN-concept nicht oder nur im eingeschränkten Umfang möglich.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO im Rahmen optionaler Zusatzangebote wie z.B. unseres monatlichen Newsletters oder freiwilliger Zusatzveranstaltungen. Datenverarbeitungen im Zuge verbindlicher Veranstaltungen (z.B. Sprachkurse) verarbeiten wir auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.

3. Purpose of the processing and legal basis

The Welcome Center/DRESDEN-concept processes your personal data in order to provide advice and information to international guest researchers of all DRESDEN-concept partner institutions in order to facilitate their formal and social integration.

On the basis of a power of attorney according to Art. 6 para. 1 p. 1 letter b GDPR, data transfer from and to third parties is also included in order to obtain further information and to act in the interest and on behalf of the client, if applicable.  In order to establish and implement a power of attorney, we require your personal information such as last name, first name, date of birth, nationality, contact details (to allow for clear identification of your person) and information about your host institution (to allow for clear assignment as a corresponding partner institution of DRESDEN-concept). In addition, we ask for data based on the scope of the power of attorney. Without this information, the advisory and facilitating activities of the Welcome Center/DRESDEN-concept cannot (fully) be realized.

In addition, we process your personal data on the basis of your consent pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 letter a GDPR in the context of optional additional services such as our monthly newsletter or voluntary additional events. We process data relating to binding events (e.g. language courses) on the basis of contracts pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 letter b GDPR.

4. Herkunft der Daten

Das Welcome Center/Dresden-concept erhebt Ihre personenbezogenen Daten in der Regel direkt bei Ihnen im Rahmen der Vollmachtserteilung oder im Zuge der Bevollmächtigung. Darüber hinaus erhalten wir auch Daten von dritten Stellen. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von vermittlungsrelevanten Informationen bei der Personalabteilung Ihres Gastgeberinstituts sowie anlassbezogene Angaben von Behörden im Rahmen Ihrer erteilten Vollmacht, die das Welcome Center/ Dresden-concept bei der Ausführung der unter Punkt 3 aufgeführten Aufgaben unterstützen.

4. Source of data

The Welcome Center/DRESDEN-concept usually collects your personal data directly from you when you grant a power of attorney or as part of the authorization. In addition, we also receive data from third parties. This includes, in particular, queries of information relevant to specific situations such as placements from the personnel department of your host institution as well as information from authorities within the scope of your granted power of attorney, which support the Welcome Center/DRESDEN-concept in the fulfillment of the tasks listed under point 3.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb von Dresden-concept erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Außerdem erfolgt eine Über­mittlung der erhobenen personenbezogenen Daten, abhängig von der Vollmachtserklärung , an Dritte (z.B. Ausländer- und Meldebehörden; Deutsche Botschaften; das Akademische Auslandsamt der TU Dresden sowie Personalabteilungen der wissenschaftlichen Institute; Vermieter und vertretende Hausverwaltungen; Bank- und Versicherungsinstitute; Finanzämter; Kindergeld- und Elterngeld­stellen; Schulen und Schulbehörden sowie städtische und private Kindertagesstätten; Ärzte und sofern schriftlich verein­bart, auch weitere Stellen).

Ihre personenbezogenen Daten werden in einer Klientendatenbank und im E-Mailarchiv des Welcome Centers/ DRESDEN-concept gespeichert sowie im Netzwerk des Zentrums für Informationsdienste und Hochschulleistungsrechnern (ZIH) der TU Dresden. Für die Auftragsverarbeitung ist der Dienstleister vertraglich gem. Art. 28 DS-GVO gebunden.

5. Recipients or categories of recipients of the personal data

Within DRESDEN-concept, only those individuals and offices receive your personal data that need them to fulfill our contractual and legal obligations. In addition, depending on the power of attorney, the personal data collected will be transferred to third parties (e.g. immigration and registration authorities; German embassies; TU Dresden’s International Office and the personnel departments of the academic institutes; landlords and representative property management companies; bank and insurance institutions; tax offices; child benefit and parental allowance offices; schools and school authorities as well as municipal and private daycare centers; doctors and, if agreed in writing, other offices).

Your personal data will be stored in a client database and in the email archive of the Welcome Center/DRESDEN-concept as well as in the network of TU Dresden’s Center for Information Services and High-Performance Computing (ZIH). The service provider is contractually bound pursuant to Art. 28 GDPR when processing orders.

6. Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

6. Data transfer to third countries

No data is transferred to third countries.

7. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sofern die Gültigkeit der Vollmacht erlischt, werden personenbezogenen Daten gespeichert, solange DRESDEN-concept e.V. dazu gesetzlich verpflichtet ist. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen DRESDEN-concept geltend gemacht werden können.

7. Storage period

Your personal data will be deleted as soon as it is no longer required for the above-mentioned purposes. If the validity of the power of attorney expires, personal data will be stored as long as DRESDEN-concept e.V. is legally obligated to do so. This is regularly the case due to legal obligations to provide evidence and to retain records, as stipulated e.g. in the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch) and the German Fiscal Code (Abgabenordnung). The stipulated storage periods are up to ten years. In addition, personal data may be stored for the period in which claims can be brought against DRESDEN-concept.

8. Hinweise auf Betroffenenrechte

Betroffene können jederzeit Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls Berichtigung oder Löschung beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung verlangen oder einer Verarbeitung widersprechen. Außerdem besteht zu ihren Gunsten ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus kann, sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung durchgeführt wird, diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

8. Rights of data subjects

Data subjects may request information on the personal data concerning them at any time and, where appropriate, request to correct, delete or limit the processing, or object to it entirely. In addition, there is a right to data portability in their favor. Furthermore, if data processing is carried out on the basis of consent, this consent may be revoked at any time with effect for the future. In order to exercise your rights, our Data Protection Officer can be contacted using the above-mentioned contact details.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Es besteht für jede betroffene Person gemäß Art. 77 DS-GVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn vermutet wird, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

9. Right of appeal to the supervisory authority

Pursuant to Art. 77 GDPR, every data subject has the right to complain to a data protection supervisory authority they are concerned that their personal data is being processed unlawfully.

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